¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA o WMS)?

Qué es un sistema de gestión de almacenes (WMS)? 

Un sistema de gestión de almacenes (SGA o WMS) es un software que organiza todas las actividades del almacén a través de una única interfaz, ofreciendo a los usuarios visibilidad y control de todas las operaciones. Genera datos en tiempo real para facilitar el movimiento de mercancías, personas y procesos de la forma más eficiente y rentable. 

El software WMS automatiza los procesos de su almacén mediante el envío de datos en tiempo real a funciones como la gestión del patio, la entrada de mercancías, el control de existencias, la manipulación de materiales, el despacho y el transporte. Optimiza todos los procesos, desde la entrada de mercancías hasta la salida del almacén. 

Con el auge del comercio electrónico, la venta minorista omnicanal y la entrega en el mismo día, la necesidad de que los almacenes y centros de distribución operen con la máxima eficiencia se ha vuelto fundamental. Para lograrlo, las empresas con inventario disponible implementan cada vez más sistemas de gestión de almacenes. 

Un mercado en crecimiento

En 2020, el mercado global de WMS se valoró en 1.900 millones de dólares y se espera que alcance los 2.700 millones de dólares para 2025. Los factores clave que impulsan su crecimiento incluyen: 

• El crecimiento exponencial del comercio electrónico 
• La globalización de las redes de cadenas de suministro 
• La creciente proporción de soluciones de software WMS basadas en la nube 
• El aumento de la concienciación sobre el software WMS entre las pequeñas y medianas empresas 

Principales características y capacidades de un WMS 

El software WMS facilita procesos basados en el sistema y optimiza el flujo de mercancías. Cualquier operación con inventario disponible puede mejorar su eficiencia operativa y agilizar los procesos, desde la recepción hasta las entregas. Las principales características y capacidades incluyen:

Gestión de inventario: visibilidad del inventario en tiempo real; seguimiento de los niveles de stock; supervisión de la ubicación de los artículos; gestión de los movimientos.

Gestión de la ubicación del almacén: organizar las ubicaciones, asignar artículos a contenedores o estantes y colocar mercancías.

Mercancías en procesos: agilización de los procesos de recepción, gestión de llegadas de mercancías, control de calidad, actualización de registros de inventario, asignación de ubicaciones.

Gestión de pedidos: procesamiento de pedidos, incluida la creación, asignación y priorización.

Gestión de envíos: facilitar la preparación, el embalaje y el envío de pedidos; optimizar rutas; generar etiquetas de envío; rastrear envíos hasta la entrega.

Preparación de picking y packing: optimización de rutas de recogida; gestión de procesos de embalaje.

Gestión de devoluciones: seguimiento de artículos devueltos, actualización de inventario, gestión de reposición o eliminación.

Integraciones: integración con otras herramientas, como escaneo de códigos de barras, etiquetado RFID, sistemas de gestión de transporte, sistemas ERP y software de logística.

Informes y análisis: proporcionamos información mediante paneles e informes. 
Funcionalidad móvil:  permite la entrada de datos en tiempo real, controles de inventario y gestión de tareas en dispositivos portátiles. 

Beneficios de un sistema de gestión de almacenes 

Un WMS presenta una serie de ventajas que impulsan la eficiencia y la precisión en todas la operaciones, permitiendo: 

• Visibilidad en tiempo real: Una interfaz intuitiva proporciona visibilidad en tiempo real de las actividades del almacén, lo que ayuda a eliminar el trabajo innecesario y redundante. Con esta visibilidad, la empresa puede ajustar sus actividades a las condiciones cambiantes del mercado y operar con la máxima eficiencia. 
• Eficiencia laboral: Al proporcionar visibilidad de las mercancías mediante métodos como el seguimiento por radiofrecuencia (RFID) y el código de barras, el sistema reduce los errores en la preparación y recogida. Los almacenes pueden prever las necesidades de mano de obra, optimizar el tiempo de desplazamiento dentro del almacén y asignar tareas a los empleados en función de factores como el nivel de cualificación y la proximidad. 
• Reducción de desperdicios: La optimización del nivel de stock es una función integrada del software WMS y clave para reducir costes. Al identificar el stock con fecha de caducidad y perecedero, también minimiza el desperdicio y los gastos generales. 
• Gestión de devoluciones más fluida: con el auge del eCommerce, el proceso de devoluciones se ha convertido en uno de los mayores retos para las operaciones de almacén. Gracias a la tecnología RFID, los empleados pueden devolver rápidamente la mercancía al almacén, manteniendo la zona de entrada libre para futuras recepciones. 
• Visibilidad del envío: al compartir los datos de WMS con el sistema de gestión de transporte, la empresa tiene una visión integral del movimiento de las mercancías hasta su destino. 
• Mayor satisfacción del cliente: el WMS impulsa la eficiencia, la precisión y una entrega más rápida, garantizando que los clientes reciban sus productos a tiempo y sin errores. Mientras tanto, otras partes interesadas de la cadena de suministro obtienen la visibilidad necesaria para respaldar los procesos en toda la operación. 

Beneficios destacados 

• Visibilidad en tiempo real de los trabajadores del almacén, los costes laborales, los tiempos de respuesta y las brechas de productividad, para que las empresas puedan tomar medidas para ser más eficientes. 
• Entrada, almacenamiento y devoluciones de mercancías más rápidas y precisas mediante el escaneo de un código de barras RFID. 
• Vista en tiempo real del inventario a través de tecnología de identificación automática y captura de datos, para que pueda mantener niveles mínimos de stock para satisfacer la demanda de los clientes. 
• Seguimiento de inventario, garantizando que los productos correctos lleguen en la cantidad correcta y permitiéndoles moverse más rápido a través del almacén. 
• Selección, embalaje y cumplimiento de pedidos más agilizados, optimizando las rutas de selección mediante tecnologías como pick-to-light, pick-to-voice y robótica. 
• Gestión de patios, ayudando a los conductores a encontrar los muelles de carga adecuados y realizar cross-docking donde sea necesario. 
• Generación automática de conocimientos de embarque, listas de embalaje, facturas de envío y notificaciones. 
• Visibilidad en tiempo real de las actividades de transporte y envío. 
• Análisis e informes sobre métricas como envíos a tiempo, precisión del inventario, costes de distribución y tiempo del ciclo de pedidos. 

Tipos de soluciones de gestión de almacenes (WMS) 

Esta sección ilustra los tres tipos principales de software WMS: independiente, en la nube o integrado con ERP y SCM. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas, como se muestra a continuación:

WMS independiente 
Una solución de gestión de almacén independiente es propiedad exclusiva de la empresa y generalmente se instala localmente. El coste puede ser considerablemente mayor que el de otras opciones, pero las capacidades de personalización permiten un mejor control de los datos. La empresa también es responsable de las actualizaciones, el mantenimiento y los costes asociados. A medida que el SGA se vuelve obsoleto, se dificulta la implementación de nuevas tecnologías y la integración con otras plataformas. 

WMS en la nube 
Un sistema de gestión de almacenes en la nube, basado en software como servicio (SaaS), se puede implementar con mayor rapidez, con menores costos iniciales y se integra fácilmente con otras soluciones. Además, es más flexible y escalable a medida que el negocio crece, adaptándose a la dinámica estacional y otras condiciones cambiantes del mercado. El SaaS basado en la nube se actualiza automáticamente a las nuevas versiones de software, lo que ahorra intervención manual. Es completamente seguro y cuenta con sólidas capacidades de recuperación ante desastres.

WMS integrado con ERP  
Un sistema modular de gestión de almacenes, integrado con plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de cadena de suministro (SCM), se integra con mayor facilidad con otros sistemas, como contabilidad e inteligencia empresarial. Esto proporciona una visión holística que permite que la cadena logística funcione como un componente integral del sistema empresarial. Las organizaciones pueden obtener una visión más transparente de toda su operación y optimizar su eficiencia global. 

WMS basado en la nube 

Implementar su WMS en la nube ofrece enormes ventajas. En el caso de los sistemas locales, las empresas deben pagar actualizaciones de hardware continuas y contratos de soporte con proveedores. Con un contrato en la nube, todo esto está incluido en una cuota mensual. 

Aumentar la capacidad o actualizar el hardware de un sistema WMS local también implica un coste. La nube se implementa mucho más rápido y cuenta con las mejores prácticas integradas para estándares internacionales como SOC1, SOC2, ISO, HIPAA y FedRAMP. Además, ofrece la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar con total seguridad. 

Qué buscar en un sistema de gestión de Almacenes 

Un WMS debe tener la funcionalidad configurable y la flexibilidad necesarias para alinearse con procesos empresariales únicos, adaptarse a las necesidades cambiantes de los clientes, y adaptarse a las futuras demandas del negocio. Debe ser modular, lo que le permitirá añadir funcionalidades según sea necesario. 

Al seleccionar un proveedor de sistemas de gestión de almacenes, es importante preguntar si podrá integrar el WMS con el ERP y otras aplicaciones, como las de transporte o gestión de patios, así como con los equipos de automatización de los proveedores. El sistema también debe ser compatible con las necesidades de operaciones de diferentes escalas y complejidades (como en el recuadro). 

¿Quién necesita un sistema de gestión de almacenes? 

Almacenes pequeños y medianos
Un WMS ofrece visibilidad inmediata de inventario, personal y procesos. Puede adaptar el sistema a los procesos actuales, con la flexibilidad necesaria para adaptarlo a las necesidades cambiantes. 

Almacenes grandes y complejos
Por ejemplo, un centro de distribución logístico  con diversos procesos complejos y alta productividad podría integrarse con los equipos automatizados de manejo de materiales mediante un WMS.

Almacenes de logística de terceros (3PL)
Un WMS debe soportar operaciones multicliente con múltiples categorías de productos, todo desde el mismo almacén. Otras funcionalidades específicas de los 3PL incluyen sistemas de facturación flexibles y conectividad para el intercambio electrónico de datos.

El papel de la sostenibilidad de un sistema de gestión de Almacenes 

Al reducir el desperdicio y aumentar la eficiencia, un WMS desempeña un papel fundamental para que la cadena de suministro sea más sostenible. Gracias a la visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario y las previsiones de demanda, los operadores de almacén ya no necesitan almacenar productos para satisfacer la demanda incierta. Esto significa que pueden reducir el desperdicio, a la vez que liberan coste de inventario yespacio en las estanterías. 

El Foro Económico Mundial estima que cada año se producen 85 millones de toneladas de envases de plástico en todo el mundo, de los cuales solo el 9% se recicla. Mediante el análisis de datos históricos y métricas de rendimiento, las empresas pueden mejorar el consumo energético y optimizar los materiales y tamaños de los envases para que se ajusten a las necesidades específicas de cada envío (véase el caso práctico de Adore Beauty a continuación). Esto reduce el uso de envases excedentes y minimiza el impacto ambiental de la producción y eliminación de dichos materiales. 

Casos de éxito de sistemas de gestión de Almacenes 

Adore Beauty: Creando una solución que ahorra residuos

Adore Beauty es una empresa minorista de cosméticos que necesitaba un sistema de gestión de almacenes (WMS) capaz de gestionar su gran volumen de unidades en stock y que fuera altamente personalizable para impulsar su crecimiento futuro. Además, necesitaba reducir el desperdicio de cartón.

Al combinarse con la tecnología Cubiscan, el WMS de Infios pudo seleccionar el tamaño de caja adecuado para cada pedido sin necesidad de intervención manual. Nuestra solución también sustituyó el sistema existente basado en papel por tecnología de escáner de radiofrecuencia (RF). 

Parts Town: Logrando mejoras tangibles en la productividad 

Este distribuidor internacional de repuestos para equipos de restauración enfrentaba dificultades con su anterior WMS debido a la inflexibilidad del sistema y la falta de soporte. La solución de Infios mejoró tanto la velocidad como la precisión. Además, proporcionó la flexibilidad que Parts Town necesitaba para su rápido crecimiento. Nuestra solución de gestión de almacenes se tradujo en:  

• Una mejora del 30 por ciento en la precisión del inventario 
• Un aumento del 20 por ciento en la productividad de picking 
• Capacitación optimizada, que permite a los empleados seguir rutas óptimas a través de instrucciones de escáner de radiofrecuencia (RF) 
• La creación de oportunidades laborales mediante la creación de un equipo entorno al WMS  
• Una experiencia mejorada para el cliente final 

FabFitFun: Cómo satisfacer grandes volúmenes de pedidos

FabFitFun es un servicio de suscripción en línea para productos de belleza, salud y bienestar. Suele preparar y empaquetar más de un millón de pedidos en cuestión de horas. La empresa necesitaba un WMS en la nube para mantener el ritmo de sus operaciones.

La considerable capacidad de FabFitFun implicó importantes dificultades de crecimiento. Uno de los factores clave del éxito del WMS fue la generación de informes personalizados. También necesitaba aplicaciones complementarias, como una interfaz para el software de planificación de carga CubeIQ, un componente clave de su proceso. 

Tecnologías complementarias de almacenamiento 

La automatización de la gestión de almacenes es clave para crear cadenas de suministro más eficientes en el uso de los recursos, rentables y sostenibles. 

Los centros de almacenamiento y distribución pueden optimizar sus operaciones mediante tecnologías RFID, aumentando la velocidad y precisión en la recogida y el embalaje. El seguimiento en tiempo real del transporte y los envíos garantiza clientes más satisfechos, mientras que la recopilación y el análisis de datos se convierten en factores clave para la mejora continua de los procesos. Para impulsar las eficiencias necesarias día a día, se necesitan las siguientes tecnologías de almacén: 

Sistema de gestión de pedidos (OMS)
Un OMS proporciona visibilidad completa, desde la recepción de pedidos y disponibilidad del inventario hasta la preparación, el seguimiento y las notificaciones de envío. Ha demostrado ser muy beneficioso para minoristas, mayoristas, fabricantes y proveedores 3PL.

Un software avanzado de gestión de pedidos monitoriza los costes de cumplimiento, como la preparación, el embalaje, el envío, los defectos de producto y las tasas de devolución. Los sistemas más sofisticados proporcionan informes e información sobre el cumplimiento, para que minoristas, almacenes y distribuidores puedan monitorizar los indicadores clave de rendimiento.  

Soluciones de voz (VVM)
Aquí, el personal recibe indicaciones mediante auriculares sobre la ubicación de un artículo y la cantidad a recoger. El operario completa la tarea y registra verbalmente en el sistema cualquier información necesaria, por ejemplo, si falta cantidad o si hay algún daño apreciable. 

El sistema de voz dirige al operario a la siguiente tarea. Esto le permite tener la vista y las manos libres, sin necesidad de portapapeles ni dispositivos portátiles, lo que le permite concentrarse en la tarea en cuestión.  

Robots móviles autónomos (AMR)
Esta tecnología es uno de los avances más emergentes e innovadores en automatización. A diferencia de la automatización guiada, los AMR pueden moverse de forma independiente alrededor de objetos y miembros del equipo, utilizando sensores, cámaras y mecanismos de seguridad integrados. 

Al reducir la necesidad de sistemas de rieles estáticos, las operaciones de almacén pueden aumentar su superficie útil. Además, liberan a los miembros del equipo de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, permitiéndoles concentrarse en aspectos del trabajo que requieren mayor habilidad. Por ejemplo, los robots móviles autónomos pueden desplazarse a una zona de picking mientras transportan productos, y el miembro del equipo más cercano puede realizar la manipulación manual. Posteriormente, pueden desplazarse a otras áreas del almacén, y el operario puede simplemente desplazarse al siguiente AMR más cercano.  

Sistema de gestión de patios (YMS)
Un YMS automatiza la planificación, gestión y supervisión de los procesos del patio en una sola solución. Sus funciones clave incluyen la gestión de muelles y franjas horarias, asignaciones y gestión de citas para el transporte entrante y saliente. 

También proporciona un control integrado de los equipos y periféricos del patio, incluyendo paneles de visualización, tecnología de acceso y sistemas de transpondedores. Esto garantiza que las mercancías entren y salgan del almacén y del patio con la mayor eficiencia posible, y mejora considerablemente la eficiencia del proceso en comparación con la gestión manual y en papel tradicional del patio.  

Sistema de gestión de transporte (TMS)
Un TMS puede automatizar la mayoría de los procesos en redes de transporte de una o varias etapas. Esto incluye tareas clave como la gestión de pedidos, la planificación, la programación y la supervisión operativa. Actualiza automáticamente la planificación de rutas en caso de interrupciones y rastrea los envíos hasta su entrega. 

Al analizar y compartir información relacionada con las partes interesadas internas y externas, incluidos clientes, socios y proveedores de servicios de transporte, un sistema de gestión del transporte  aumenta la visibilidad en toda la red de transporte.  

Sistema de control de almacenes (WCS) 
Sería imposible operar simultáneamente los diferentes tipos de automatización que suelen encontrarse en un entorno de almacén sin la tecnología necesaria para mantenerlo todo unido. Aquí es donde entra en juego un WCS. 

Un sistema de control de almacenes crea un único punto de comunicación entre los equipos de automatización y el WMS. Optimiza el flujo de materiales en todo el almacén y proporciona visibilidad hasta las unidades individuales. Por lo tanto, puede considerarse como la sala de máquinas de la automatización dentro del almacén.